Апостиль – це офіційна процедура легалізації документів, введена Гаазькою конвенцією 1961 року, з метою спрощення взаємного визнання офіційних документів між країнами-учасниками. Апостиль підтверджує автентичність підпису, становище особи, яка підписала документ, а також, за потреби, автентичність печатки чи штампа, якими засвідчено документ. Цей процес не засвідчує зміст самого документа, а лише формальну легітимність зовнішніх атрибутів.
Апостиль може бути проставлений на документи державних органів, документи, видані органами місцевого самоврядування, адміністративні документи, нотаріальні акти, офіційні заяви, наприклад, про реєстрацію, про дату та місце народження тощо.
Фото: mova-expert.com
Де поставити апостиль на довідку про несудимість?
Апостиль на довідку про несудимість – це апостиль, який проставляється на офіційний документ, що видається компетентними органами держави та засвідчує відсутність або наявність судимості особи на території цієї держави. Такий документ широко використовується міжнародно для подачі на візи, працевлаштування за кордоном, реєстрації шлюбу, адопції, отримання громадянства тощо. Процедура проставлення апостиля на цю довідку включає перевірку документа відповідними органами, засвідчення підпису та печатки, що видали довідку, та проставлення апостиля, який робить документ прийнятним для використання в країнах, що підписали Гаазьку конвенцію.
Апостиль на довідку про несудимість в Україні проставляється у Міністерстві юстиції України (Мін’юст). Це офіційний штамп, який підтверджує дійсність документа для міжнародного використання в країнах, що є учасниками Гаазької конвенції 1961 року. Апостиль гарантує визнання документів без необхідності проходження додаткових процедур легалізації через консульства.
Процедура проставлення апостиля
Експерти спеціалізованого агентства Mova.Expert пояснюють якою є процедура та як її спростити.
Де подати довідку для апостилювання?
- Центральний офіс Міністерства юстиції України – головний офіс у Києві приймає документи для апостилювання.
- Регіональні управління юстиції. У великих містах (наприклад, Львів, Одеса, Харків) також можна подати документи на апостиль.
- Через спеціалізоване агентство – це також зручний варіант, особливо якщо є потреба зекономити час на відвідування держустанов та очікування в чергах.
Які документи потрібні для апостилю довідки про несудимість
- Оригінал довідки про несудимість.
- Копія паспорта заявника.
- Квитанція про сплату державного мита за апостиль.
Скільки часу займає апостилювання?
- Стандартний термін — до 5 робочих днів.
- Терміновий апостиль в Україні офіційно не передбачено.
Коли потрібен апостиль на довідку про відсутність судимостей?
Апостиль на довідку про несудимість необхідний у випадках, коли документ використовується для:
- Оформлення віз (робочих, студентських, імміграційних).
- Працевлаштування за кордоном.
- Реєстрації шлюбу з іноземним громадянином.
- Отримання громадянства іншої країни.
- Освіти або участі у міжнародних програмах.
Чи можна поставити апостиль на електронну довідку про несудимість?
В Україні апостиль на електронну довідку про несудимість проставити можна, але існують певні особливості, які необхідно врахувати. Така довідка повинна бути легітимною, мати цифровий підпис (КЕП) і відповідати вимогам Міністерства юстиції України. Однак апостиль ставиться лише на документ, який має фізичний (паперовий) вигляд. Це означає, що електронну довідку потрібно конвертувати у паперовий формат перед проставленням апостиля.
Замовте довідку через портал “Дія” або інший офіційний сервіс МВС України. Переконайтесь, що документ має кваліфікований електронний підпис (КЕП) та QR-код. Електронну довідку роздрукуйте у форматі PDF, включаючи всі елементи, такі як QR-код і підписи.
Роздруковану довідку потрібно подати до нотаріуса або безпосередньо до Міністерства юстиції для підтвердження автентичності. Після засвідчення подайте документ до Міністерства юстиції України, де апостиль буде нанесений на паперовий екземпляр.
Умови для апостилювання електронної довідки про несудимість:
Дійсність електронної довідки
- Довідка повинна бути видана офіційним порталом Міністерства внутрішніх справ України (МВС) через платформу державних послуг “Дія”.
- Документ обов’язково має містити кваліфікований електронний підпис (КЕП), що підтверджує її автентичність.
Конвертація у паперовий формат
- Електронна довідка роздруковується разом із QR-кодом та всіма необхідними реквізитами.
- Роздрукована довідка повинна бути засвідчена у Міністерстві юстиції або нотаріусом для підтвердження автентичності документа.
Проставлення апостиля
- Апостиль проставляється лише на паперовий екземпляр довідки про несудимість.
- Після підтвердження легітимності документа Міністерством юстиції на нього наноситься штамп апостиля.
Хоча електронні документи з КЕП визнані законними в Україні, інші країни можуть не визнавати їх без апостиля на фізичній копії. Якщо довідка використовується за кордоном, може знадобитися офіційний переклад іноземною мовою. Переклад також повинен бути засвідчений нотаріально, нагадують фахівці Mova.Expert.