Что нужно учитывать при организации конференции в Киеве

Очень часто требуется провести симпозиум или научное событие в столице, чтобы рассказать о своих достижениях, повести маркетинговый ход по привлечению новых инвесторов или деловых партнеров. Для этого следует повести тщательно подготовиться к мероприятию, кроме того, потребуется аренда конференц-зала в Киеве, где соберутся все гости.

Специалисты компании  A&CES рассказывают что нужно сделать для успешной организации такого мероприятия и его проведения.

Подготовительный этап

Первое, что советуют эксперты – это ответственно подготовиться к событию. Для этого стоит сделать следующее:

• Подготовить доклад. На мероприятии главное место будет отдано докладчику. От того как этот человек привлечет внимание присутствующих, будет зависеть успех этой встречи. В этом случае заранее продекламировать текст, просчитать время на его озвучивания, чтобы понять на какой срок следует осуществить аренду конференц-зала.

• Составить список приглашенных. Это может быть массовое мероприятие или встреча нескольких деловых партнеров. После составления списка, потребуется всех пригласить заранее, чтобы они составили график своих передвижений и включили в него это событие. За неделю до симпозиума, стоит еще раз связаться с гостями, чтобы убедиться в их приезде.

• Подготовка к открытому тренингу. Не всегда требуется составлять список посетителей. Оно может быть открытого типа и войти может каждый желающий. Тогда стоит подбирать просторную ивент-площадку.

• Выбрать дату. Лучше всего избегать начала и конца рабочей недели. Это, возможно, может помешать присутствующим точно воспринимать информацию. Также дата проведения не должна приходиться на праздничный день, религиозный праздник, такое же событие у конкурентов.

Если принять все рекомендации во внимание, тогда проведение конференции пройдет успешно.

Особенности международной конференции

Многие компании не знают, как проводить семинары с присутствующими из других стран. Это поможет привлечь иностранные инвестиции или найти единомышленников по всему миру.

Проведение конференции должно быть тщательно спланированным. Важно встретить участников в аэропорту и предоставить им трансфер до локации. Если участвующие будут добираться самостоятельно, тогда конференц-зал должен находиться в центре города, недалеко от станций метро. Если предоставляется доставка, тогда следует позаботиться о переводчике и гиде, который проведет короткую экскурсию по столице.

На ивент-площадке важно правильно оборудовать размещение для иностранных участников и обеспечить их системой синхронного перевода. Это поможет им не чувствовать дискомфорта, понимать, о чем говорит докладчик.

Если встреча затянется на несколько дней, тогда следует позаботиться о размещении иностранцев в отеле или хостелах и доставке их на место.

Как правильно выбрать ивент-площадку

Обычно все стараются организовать аренду конференц-зала в центре Киева. К этому времени проводят несколько подготовительных этапов:

• Список приглашенных. Это подскажет на какое количество людей стоит выбирать зал. Это может быть небольшое по габаритам помещение для деловой договоренности или большой ивент, способный вместить в себя около 300 человек.

• Дата и время проведения. На этот срок можно арендовать локацию.

• Наличие разных помещений. Может потребоваться основной зал для доклада и меньшие по площади комнаты, в которых разместятся участники для отдыха и фуршета. В некоторых случаях следует сделать презентацию в обширном холле или предоставить участникам гардеробную.

• Оформление. Современная стилистика отделки поможет присутствующим чувствовать себя комфортно. Также этому будут способствовать удобные кресла для участников.

• Назначение. Есть несколько локаций: для конференций с более строгой, официальной обстановкой; для корпоратива – с мягкой мебелью и расслабляющей атмосферой; для деловых – с круглым столом в небольшом помещении; для тренингов – место на 100 человек с трибуной для выступающего.

Техническое оснащение – основа успешного проведения

При аренде зала для конференции в Киеве, важно также подобрать площадку с необходимым техническим оснащением. Часто предоставляется комплект сопутствующего оборудования для освещения, звукового сопровождения, демонстрации или презентации.

Если нет нужного оснащения, тогда можно поговорить с техником, прикрепленным к локации и обсудить с ним аренду не достающего оборудования. Если кроме докладчика будут выступать участвующие или комментировать сказанное, задавать вопросы, тогда понадобятся дополнительные микрофоны.

Торжественное мероприятие в виде показа мод или выступления артистов должно иметь дополнительное освещение, понадобятся прожекторы и другие источники света. Видеоконференция поможет услышать авторитетное мнение человека, находящегося в другой стране. Для этого также требуется специальное оснащение.

Почему стоит использовать кейтеринг

Когда встреча затягивается или разбита на несколько временных отрезков, тогда требуется дать присутствующим отдохнуть. В этом случае они могут пообщаться между собой, обсудить предложения. Все это может происходить во время фуршета. Для этого есть компании, которые готовят блюда и доставляют их по адресу, указанному клиентом.

Они предоставляют возможность обсудить меню и выбрать оптимальное. Обычно это::

• Кофе брейк. В этом случае подаются гостям чай, кофе, сок или минеральная вода. Возможна подача выпечки.
• Фуршет. В этом случае имеется специальное меню, состоящее из закусок и прохладительных напитков. Присутствует самообслуживание.
• Банкет. Это более торжественное оформление столов, сервировка, рассадка приглашенных, обслуживание официантами.
• Бизнес-ланч. Это комплексный обед для деловых встреч, небольших по численности собраний.

Все это поможет компании-организатору расположить гостей к себе, и способно, повлиять  на благоприятное проведение мероприятия.