Бізнес

Розумна телефонія: як нові технології оптимізують робочі процеси

Published 4 Липня 2025

Уявіть, що один з ваших менеджерів щойно втратив угоду на десятки тисяч. На ваше запитання: «Чому?», він знизав плечима: «Клієнт просто передумав». Раніше вам довелося б прослухати години записів розмов, щоб зрозуміти справжню причину. Але що, якби штучний інтелект міг миттєво проаналізувати розмову та показати, де саме менеджер припустився помилки? Це вже не фантастика — це розумна телефонія https://ringostat.com/uk/call-center-solution/, яка кардинально змінює робочі процеси відділів продажів.

Що таке розумна телефонія та її основні можливості

Розумна телефонія — це поєднання традиційної IP-телефонії зі штучним інтелектом. Вона не просто передає голос через інтернет, а й аналізує кожну розмову, зазначають експерти компанії Ringostat. Згідно з дослідженням McKinsey, 65% організацій вже регулярно використовують AI у своїх бізнес-системах.

Основні можливості такої технології включають:

автоматичну транскрипцію записів розмов та надання стислого змісту розмови;
аналіз емоційного стану співрозмовників та загального настрою бесіди;
визначення ключових етапів продажу та як менеджери їх дотримуються;
надання рекомендацій тощо.

Система навчається на скриптах вашої компанії та розуміє специфіку бізнесу. Вона не просто переводить мову в текст, а розпізнає, коли менеджер забув презентувати важливу перевагу продукту або неправильно опрацював заперечення клієнта.

Як нові технології змінюють робочі процеси в компаніях

Як вже було зазначено вище, система також вміє надавати конкретні поради після кожної розмови. Наприклад, якщо клієнт сумнівається у виборі тарифного плану, система може запропонувати менеджеру:

підготувати порівняльну таблицю з конкурентами до наступного дзвінка;
надати тестовий період преміумтарифу;
надіслати кейси схожих компаній, які вже користуються послугою;
призначити демонстрацію з технічним спеціалістом.

Це особливо корисно для нових спеціалістів, які ще тільки приєднуються до робочого процесу. Замість того, щоб постійно смикати керівника з питаннями, вони отримують підказки від AI. А досвідчені менеджери? Вони теж виграють. У пікові години, коли дзвінки йдуть один за одним, легко забути важливий етап продажу або пропустити ключове заперечення клієнта. Також штучний інтелект допомагає швидше адаптуватися, коли компанія впроваджує нові продукти чи змінює скрипти продажів.

Інтеграція розумної телефонії з іншими бізнес-системами

Налаштування інтеграції з CRM дозволяє автоматично передавати дані, отримані за допомогою штучного інтелекту, у систему. Менеджер, готуючись до наступної розмови з клієнтом, може скористатися наступною інформацією:

з яким настроєм спілкувався клієнт;
які він висловив потреби та заперечення;
яким зацікавився продуктом тощо.

Якщо потенційного покупця «передали» іншому спеціалісту, який з ним ще не контактував, AI знов прийде на допомогу. Транскрипція та висновки аналізу розмов допоможуть менеджеру швидко зрозуміти клієнта та з якими запитами він прийшов. А клієнту не доведеться знову пояснювати свою ситуацію, повторювати вимоги чи нагадувати про попередні домовленості. Він відчує, що компанія дійсно про нього дбає та цінує його час.

Оптимізація часу роботи працівників та ефективності

Завдяки AI більше не треба витрачати багато часу на прослуховування записів. А також наймати велику кількість фахівців для аналізу комунікацій. Нові технології дозволяють майже миттєво отримати повну картину роботи відділу продажу. Штучний інтелект автоматично виділяє проблемні дзвінки та показує причини втрачених угод.

Візьмемо реальний приклад. Одна онлайн-академія впровадила таку систему для контролю роботи трьох різних підрозділів: кол-центру, відділу пробних занять та продажів. Раніше п’ять асесорів вручну фільтрували розмови. Тепер, завдяки штучному інтелекту, це робить один менеджер, а решту фахівців перенаправили на важливіші завдання.

Ще один відмінний результат показала відома глобальна консалтингова компанія. Раніше керівник витрачав 25% свого часу на перевірку аудіозаписів розмов, хоч в нього багато інших не менш важливих завдань. Завдяки новій системі він економить близько восьми робочих годин на тиждень. Також зараз керівник краще бачить, на яких етапах бесіди менеджери роблять помилки.

Зниження витрат на інфраструктуру та обслуговування

Традиційна АТС — це як тримати динозавра в офісі. Тому що для її роботи потрібно:

прокласти сотні метрів телефонних кабелів — від зовнішньої лінії до офісу, по всьому приміщенню й до кожного робочого місця;
придбати та розгорнути систему;
постійно технічно обслуговувати для стабільного функціонування тощо.

Також може знадобитися придбання нової АТС, навіть якщо стара ще технічно справна. Наприклад, якщо закінчилась кількість вільних портів для під’єднання нових співробітників, а штат продовжує рости.

Розумна телефонія працює через інтернет, тому все, що потрібно — це комп’ютер або смартфон та стабільне з’єднання з мережею. Технічним обслуговуванням фізичного обладнання, яке використовується для роботи хмарної телефонії, займається постачальник. Що суттєво приводить до зниження витрат компанії.

Деякі інтегратори також забезпечують свої сервери безперебійними джерелами живлення. Якщо ж компанія використовує локальну АТС, їй доведеться самотужки готуватися до можливих відключень електроенергії.

Вибір розумної телефонії

Зверніть увагу на швидкість техпідтримки. Коли телефонія не працює, ви втрачаєте гроші щохвилини. Спеціалісти повинні відповідати протягом 2 хвилин — це критично важливо для безперебійної роботи.

Захист даних — ще один ключовий фактор. Ваші розмови з клієнтами містять конфіденційну інформацію. Система повинна мати сертифікат ISO/IEC 27001:2022, що підтверджує найвищий рівень захисту даних.

Не забувайте про гнучкість налаштувань. Якщо для кожної зміни потрібно звертатися до підтримки, ви втратите багато часу. Новітня платформа дозволяє самостійно налаштовувати 90% функцій — це справжня свобода для бізнесу.

Підсумовуючи, розумна телефонія — це необхідність сьогодення. Більше не треба гадати, чому менеджери втрачають угоди чи вручну прослуховувати записи розмов. Також AI допомагає в оптимізації роботи відділу продажів та в підвищенні його ефективності.