Что нужно учитывать при аренде конференц-зала – советы специалистов

Сегодня все больше и больше организаций предпочитают переносить свои встречи в бизнес-гостиницы.   Бизнес-отель – это форма офисного решения, популярность которого в последние годы  росла в геометрической прогрессии. Это место, где бизнесменов у  есть возможность не только комфортно проживать, но и арендовать одно или несколько  помещений, для проведения конференций и собраний.  Например, конференц зал в Одессе у моря, может привлечь к себе внимание не только современным обустройством, но и прекрасными видами.

Конференц-зал в Gagarinn Hotel (Одесса). Фото: gagarinn.com

Неудивительно, что такие решения становятся все более привлекательными для компаний. Преимуществ много.

В первую очередь это возможность доступа к дополнительным услугам, таким как:

• стойка регистрации с персоналом;
• бесплатный Wi-Fi;
• IT-поддержка;
• звуковая система;
• все услуги кейтеринга, что также привлекает многих.

То, что также является синонимом сегодняшних бизнес-отелей  – это то, что они стали местом встречи представителей разных компаний. Конференц-залы с разнообразной мебелью позволяют встретить большое количество участников из разных отраслей.  Теперь – это место, где встречаются стартапы и традиционные компании и где ежедневно встречаются капитал, инновации и опыт.

“Наличие конференц-зала, который работает без проблем, – это способ помочь сотрудникам сосредоточиться на работе и произвести хорошее впечатление на клиентов и партнеров”, – отмечают представители одесского бизнес-отеля Gagarinn.

Повышенный спрос на современные и гибкие офисные решения, которые способствуют встречам между компаниями из разных отраслей, означает, что свет увидели новые решения.

Специалисты по бизнес-обслуживанию из Gagarinn hotel рекомендуют обратить внимание на несколько вещей, которые следует учитывать при аренде  конференц-зала.

Изображение (проектор, телевизор или экран компьютера)

Фото: conference.gagarinn.com

Будь то презентация, демонстрация экрана или демонстрация продукта, который будет отображаться, четкий экран с высоким разрешением необходим.

Большой экран можно использовать как для презентаций, так и для привлечения удаленных участников встречи.

Звук (динамики и микрофон)

Компании любого размера теперь имеют удаленные команды и клиентов по всему миру. Убедитесь, что есть система, которая позволяет людям звонить на собрание и быть четко услышанными, независимо от того, в какой части мира они находятся. Никогда не верьте, что динамики, встроенные в компьютеры, достаточно хорошо работают в конференц-зале – это не так. Пары небольших внешних динамиков может быть достаточно, чтобы каждый в комнате мог слышать то, что происходит, будь то фоновая музыка на презентации или разговор на совещании.

Сеть (Интернет и Wi-Fi)

Конференц-залы могут иногда требовать большую  пропускную способность сети, поэтому всегда лучше к этому подготовиться. Несколько сетевых кабелей, доступных для посетителей, доступ к Wi-Fi с табличкой с именем сети и паролем. Лучше изучить потребности клиентов и адаптироваться к ним.

Хотя сегодня мы привыкли к легкодоступному Wi-Fi, проводной Интернет может быть необходим, чтобы избежать размытости и взлома видеозвонков.

Периферийные устройства

Наличие проектора или любой другой технологии ничего не значит, если вы не можете подключать к нему какие-либо устройства. И мы знаем по опыту, что ничто так не задерживает встречи, как запутывание шнуров и поиск подходящего шнура. Современный конференц-зал должен иметь множество адаптеров и разъемов, которые подходят к разным устройствам, чтобы пользователям конференц-зала было легко подключиться к  системе.

Устранение неисправностей и техническая поддержка конференц-оборудования будут намного проще, если будет стандартное оборудование в каждом конференц-зале. Это также улучшает удобство использования, поскольку пользователям не нужно знакомиться с несколькими различными наборами оборудования.

Электрическая розетка (минимизируйте риск беспорядка в кабелях)

То же самое и с электрическими розетками, для более коротких встреч с электричеством может не быть проблем, но если время встречи приближается к 30 минутам или более, личные устройства, такие как ноутбуки, смартфоны и планшеты, могут разрядиться. Наличие достаточного количества легкодоступных зарядок и розеток в конференц-зале может здорово облегчить жизнь пользователям.