Супутні витрати: навіщо та як їх відстежувати

Ведення бізнесу передбачає, що керівник не тільки отримує, а й витрачає кошти. Їх спрямовують як на виробництво товарів чи надання послуг, так і на додаткові цілі, без яких підприємство не буде працювати.

Важливо не тільки спрямовувати кошти, а й знати, коли, скільки та з якою метою було витрачено. Контроль фінансових операцій – важлива складова бізнесу, він має бути постійним, точним та актуальним. Його краще довірити спеціальному програмному забезпеченню в хмарі, зазначають експерти USAP.ONLINE.

Фото: USAP.ONLINE

Що таке супутні витрати й чому вони потребують постійного контролю

До цієї категорії відносять кошти, які спрямовують на забезпечення умов для нормальної діяльності та розвитку. Накладні витрати завжди потрібно враховувати під час планування бюджету, адже повністю уникнути їх неможливо. Це, наприклад, гроші, виділені на зарплати працівникам, податки, сплату оренди, утримання приміщень тощо.

Супутні витрати потрібно постійно відстежувати тому, що вони впливають безпосередньо на собівартість товарів та послуг. Якщо на додаткові потреби витрачається дуже багато, потрібно продумати заходи щодо оптимізації, зменшення витрат і збільшення прибутків. Регулярний і точний облік допоможе дізнатися, що «забирає» найбільше коштів, як цього уникнути.

У такий спосіб можна буде скоротити надмірні витрати або збільшити ціни на товари. Якщо керівник не враховує ці кошти під час контролю фінансових операцій, йому навряд чи вдасться отримати хороший прибуток. Проте постійно записувати суми та цілі, на які було спрямовано гроші, вручну сьогодні не практично. Краще мати можливість переглядати актуальні дані онлайн, не прив’язуючись до робочого ПК.

Якими бувають супутні витрати

Будь-яка компанія, навіть невелика, має з ними справу регулярно або час від часу. Залежно від цього фактору їх поділяють на три типи:

• постійні. Це суми, які потрібно сплачувати регулярно через певні проміжки часу – наприклад, оренда офісного приміщення, зарплата працівникам, податки;
• мінливі. Це нерегулярні відрахування, які доводиться робити в разі потреби. Наприклад, це оплата послуг із ремонту офісної техніки, заміни обладнання тощо. Такі кошти вносять тільки раз, але згодом вони можуть знову знадобитися;
• напівмінливі. Це також постійні виплати, проте їхні суми час від часу змінюються. До цієї категорії можна віднести, наприклад, відшкодування поїздок на таксі працівникам, які пізно повертаються додому.

Супутні витрати неможливо повністю виключити з бюджету, проте їх цілком реально скоротити. Навіть інтернет-магазини перераховують такі кошти, наприклад, на пакування товару для доставки, комунальні послуги тощо.

Чому варто використовувати програму для автоматизації

Якщо не контролювати кошти постійно, навіть перебуваючи у відпустці чи відрядженні, з часом вони можуть «забирати» забагато бюджету. Результат – бізнес не приноситиме бажаний прибуток і загалом не буде успішним. Програмне забезпечення в хмарі  – саме те, що потрібно для регулярного відстеження та отримання актуальних даних.

Серед головних переваг таких програм варто виділити:

• точність та актуальність інформації. Керівник та інші працівники завжди бачать, яку суму, коли та навіщо було витрачено;
• відображення транзакцій від покупців. У програмі фіксуються всі платежі – як за готівку, так і з банківської картки або в кредит;
• реєстрація коштів, отриманих від партнерів та перерахованих їм. Отже, зручно постійно контролювати відносини з постачальниками й відстежувати операції.

Контроль супутніх витрат буде зручним, простим і точним, якщо довірити його програмному забезпеченню в хмарі, резюмують фахівці USAP.ONLINE.